فایلینگ اداری چیست ؟

در ادارات و سازمان ‌ها از فایلینگ‌ های اداری به ‌منظور ایجاد نظم برای ذخیره و نگهداری کاغذ‌ها یا پرونده‌ ها استفاده می ‌شود. با پیشرفت تکنولوژی برخی از پرونده ‌های کاغذی شکلی الکترونیکی به خود گرفته ‌اند؛ اما هنوز هم نیاز به فایلینگ‌ها وجود دارند؛ ‌زیرا هنوز هم پرونده‌ های کاغذی کاربرد بیشتری نسبت به رقیب الکترونیکی خود دارند.

انواع فایلینگ اداری

فایلینگ ‌های اداری برای نظم دهی به اتاق و پرونده‌ ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. این فایلینگ‌ها انواع گوناگونی دارند که با توجه‌ به نیاز، فضای اتاق و اهمیت پرونده‌ها می توان مناسب ترین آن ها را انتخاب کرد. در ادامه نگاهی به انواع فایلینگ اداری و کاربردهای آن‌ها می‌اندازیم.

• کمد

کمدهای اداری برای تمامی دفاتر اداری که با حجم بالایی از اسناد و پرونده‌ ها سروکار دارند، مناسب هستند. این کمدها از به‌ هم ‌ریختگی اسناد، آسیب به پرونده‌ها یا سرقت و گم‌ شدن برگه ‌ها جلوگیری می‌کنند.

• لاکر

لاکرها چهارچوب ‌هایی دارای در هستند که کاربردهایی وسیع دارند. در محیط‌های اداری این لاکرها معمولاً برای نگهداری لوازم شخصی کارکنان کاربرد دارند. تنها تفاوت این فایلینگ اداری با کمدهای اداری در کاربرد آن است. این دو محصول قابلیت به کار رفتن به ‌جای یکدیگر را دارند.

• فایل سه کشو

فایل سه کشو بخشی از محصولات اداری است که وظیفه نگهداری از پوشه ‌ها، اسناد، مدارک و لوازم شخصی را بر عهده دارد. این محصول جای کمی نیاز داشته و به‌ راحتی در کنار میز کار قرار می‌ گیرد. به نسبت کمدهای اداری یا لاکرها، فایل‌ های سه کشو ظرفیت کمتری برای نگهداری مدارک مهم دارند و برای هر نفر یا نهایتاً هر دو نفر قابل استفاده است.

• کمد پرینتر

یکی از کاربردی‌ترین محصولات در دسته ‌بندی فایلینگ اداری، کمد پرینتر است. این محصول علاوه بر اینکه پرینتر را از آسیب و ضربه در امان نگه می‌دارد، با داشتن کشو یا کمد محلی را برای نگهداری کاغذ و لوازم پرینتر یا اسناد و مدارک فراهم می‌ کند.

• قفسه اسناد مالی

معمولاً اسناد مالی در ادارات به کمک زونکن‌ ها نگهداری می‌ شوند؛ در نتیجه قفسه ‌ای برای نگهداری این اسناد مناسب است که گنجایش زونکن را داشته باشد. این قفسه‌ ها معمولاً دارای طبقاتی مستطیل شکل با ارتفاعی کمی بیشتر از ازتفاع زونکن هستند. امروزه برای سهولت بیشتر، استفاده از قفسه‌ های ریلی محبوبیتی خاص پیدا کرده است.

• کنسول اداری

میز کنسول‌ های اداری نسبت به سایر فایلینگ ‌های اداری جلوه مدرن ‌تری دارند. کنسول اداری از لوازم جانبی میزهای اداری است. این محصول نیاز به فضای بیشتر را برآورده کرده؛ اما نسبت به کمدها و قفسه ‌ها گنجایش کمتری دارد. این کنسول‌ ها می ‌توانند برای قرار گرفتن استاد و مدارک، زونکن‌ ها و بسیاری موارد دیگر مورد استفاده قرار بگیرند. سطح روی این کنسول ‌ها به نحوی طراحی شده است که می ‌توان از آن به‌ عنوان میز تلویزیون یا محلی برای قرار دادن گلدون یا لوازم تزئینی استفاده کرد.

• کمد لباس

با وجود اینکه همه مشاغل نیاز به تعویض لباس ندارند؛ ‌اما کمد لباس در ادارات یک فایلینگ اداری مورد نیاز است. حتی اگر نیازی به تعویض لباس وجود نداشته باشد، این محصول می ‌تواند برای نگهداری لوازم شخصی کارکنان و به ‌عنوان جایگزینی برای لاکرها مورد استفاده قرار بگیرد.

اندازه فایل اداری استاندارد

فایلینگ ‌های اداری این قابلیت را دارند تا براساس نیاز در ابعاد و اندازه ‌های گوناگون تولید شوند؛‌ اما به ‌طور معمول برای اندازه آن ‌ها استانداردی کلی در نظر گرفته می‌ شود. این اندازه استاندارد باتوجه ‌به کاربرد محصول متفاوت است. به‌ عنوان‌ مثال اگر کاربرد فایلینگ اداری برای نگهداری زونکن باشد، معمولاً در 4 یا 5 قفسه و برای دو اندازه زونکن طراحی می ‌شود.
اندازه هر فایلینگ اداری علاوه بر کاربرد آن، به جنس محصول نیز بستگی دارد. موارد دیگری که بر روی اندازه استاندارد تأثیرگذار است، چرخ‌ دار بودن یا نبودن محصول، قابلیت حمل آن و متحرک بودن یا نبودن فایل اداری مورد نظر است.

برای خرید فایل اداری چه نکاتی را باید در نظر گرفت؟

• کیفیت موادی که برای تولید فایل اداری مورد استفاده قرار گرفته است.
• کاربرد فایلینگ اداری
• محل قرارگیری فایل اداری
• طراحی و ساختار محصول
• ابعاد متناسب، استاندارد و مناسب محیط
• مقاومت محصول برای نگهداری اسناد یا مدارک
• رنگ فایل اداری و تناسب آن با محیط
• قیمت مناسب و مقرون ‌به ‌صرفه در کنار کیفیت مطلوب

راهنمای خرید فایلینگ اداری

انواع فایل های اداری ارزان و گران در جنس، طرح و اندازه‌ های گوناگونی تولید می‌شود. در هنگام خرید باید با توجه ‌به نکاتی که دلیل خرید محصول مورد نظرتان است، به سؤالات زیر پاسخ دهید:
1. فایل اداری شما قرار است از چه اسناد و مدارکی نگهداری کند؟
2. این فایلینگ قرار است در چه محلی قرار بگیرد؟
3. ابعاد محل قرارگیری و اندازه فایلینگ تناسب دارند؟
4. رنگ و طرح محصول با سایر لوازم اتاق متناسب است؟
5. هزینه محصول باتوجه ‌به کیفیت آن مقرون ‌به ‌صرفه است؟
6. محصول کیفیت و مقاومت مناسبی دارد؟
7. مواد تشکیل ‌دهنده فایلینگ اداری طول عمر بالایی دارند؟

کمد اداری بهتر است یا قفسه اداری ؟

کمد و قفسه‌ های اداری از نظر ظاهری، عملکردی و ابعاد تفاوت چندانی با یکدیگر ندارند. تنها یک ویژگی مهم وجود دارد، آن هم داشتن درب برای کمد برخلاف قفسه است. این ویژگی سبب می‌شود تا امنیت کمد بیشتر از قفسه باشد. همین وجود درب باعث می‌شود که در صورت وجود به ‌هم ‌ریختگی در طبقات، قفسه ظاهری آشفته داشته باشد؛ درحالی‌که کمد همچنان نظم را نشان می‌دهد.
وجود درب برای کمد استفاده بیشتر از mdf را در بردارد؛ در نتیجه هزینه کمد معمولاً کمی بیشتر از قفسه است. تفاوت دیگر به دلیل عدم وجود در دسترسی راحت‌تری نسبت به کمد دارد که همین امر هم امنیت آن را پایین آورده است.

کردنزا اداری یا کنسول اداری مدرن

برای کردنزا تعاریف متعددی وجود دارد؛‌ اما در حالت کلی کردنزا را می‌ توان میز کناره‌ ای، کمدی کوچک یا کابینتی در بسته توصیف کرد که محلی مناسب برای نگهداری کاغذ،‌ اسناد و مدارک یا لوازم اداری هستند.

این محصول شباهت زیادی به کنسول‌ها داشته و به همین دلیل با نام کنسول اداری مدرن نیز شناخته می ‌شود و تفاوت آن با کنسول در این است که این محصول این قابلیت را دارد تا بخش ‌هایی مانند کتابخانه یا فضاهای مختلف نگهداری به طراحی آن اضافه شود.